Xarxes socials UIB

Els darrers anys moltes seccions i unitats administratives de la UIB han posat en marxa l’ús de les xarxes socials (especialment Facebook). També observam que moltes persones que no tenen res a veure amb la UIB utilitzen la nostra marca corporativa tant en els perfils com en les portades de les xarxes socials, i provoquen en els usuaris interns i externs confusions respecte als continguts d’aquestes xarxes, que poden ser considerats erròniament informacions/opinions generades per la nostra universitat.

S'ha posat en marxa un registre de xarxes socials amb dues finalitats: tenir constància del nombre de xarxes existents en aquests moments i coordinar-les, si escau, i d'altra banda, poder donar homogeneïtat en l'ús de la imatge corporativa de la UIB. Per demanar el número de registre has d'entrar a UIBdigital i des de l'apartat Sol·licituds fer la petició.

Us proposam un seguit de recomanacions per homogeneïtzar la imatge de la Universitat de les Illes Balears en la xarxa social Facebook i estandarditzar els models d’ús entre els diversos ens que formen la Universitat.

Alguns recomanacions

Per evitar possibles conflictes amb el servei que oferim, recomanam un seguit d'accions:

  • Qualsevol treballador de la UIB amb presència a les xarxes socials pot expressar aquesta condició lliurement.
  • Cal usar el correu electrònic no corporatiu per registrar comptes personals a qualsevol pàgina externa a la UIB, ja que aquesta informació podria ser mal interpretada o utilitzada per a fins no desitjats. Aquesta recomanació s'entén referida explícitament a Twitter i a Facebook.
  • S'hauria d'evitar participar en accions o moviments que puguin suscitar una degeneració de la reputació de la UIB.
  • Es recomana actuar de forma transparent i respectant la legislació.
  • No s'han de publicar comentaris despectius ni ofensius a Internet.
  • Si s'usen les xarxes socials durant la jornada laboral, cal fer-ne un bon ús i sempre orientat a aconseguir una millora del servei que s'ofereix.
  • Recordau que qualsevol activitat a la xarxa queda enregistrada indefinidament i és accessible per a tots els usuaris.

Perfils, pàgines i grups

Facebook ofereix diferents opcions segons si l’usuari es representa a ell mateix, representa una institució, una empresa o un negoci, o un grup de gent. Així doncs, es pot crear un perfil, una pàgina (oficial o de comunitat) o un grup, segons quins siguin els objectius en aquesta xarxa social. Facebook es reserva la potestat d’ordenar (i en alguns casos tancar) aquestes solucions si no se cenyeixen als criteris establerts.

Perfil

Tenen perfil les persones que, a títol individual, es donen d'alta a Facebook.

Grup

El crea un usuari (creador) i les persones que s'hi afegeixen poden tenir rols diferents: administrador, vocal i membre. Els grups poden ser públics, privats o secrets i serveixen per formar xarxa al voltant d'un tema o un interès específic.

Pàgines com a solució institucional

Les pàgines són òptimes per a institucions, etc. Les gestionen un o diversos perfils. Permeten crear el seu espai oficial a Facebook i així poder-se comunicar amb els seus seguidors.

La pàgina és la solució institucional escollida per als diferents ens de la UIB. De fet, és l’opció més adient per a les institucions i per als òrgans que les constitueixen, ja que Facebook atribueix un caràcter diferencial a les organitzacions de tot tipus per distingir-les dels perfils personals.

La creació d'un perfil per a un departament o servei està fora de tot plantejament, ja que incompleix les normes d'ús de Facebook.

Les pàgines tenen una sèrie de característiques que les fan molt interessants a l'hora de monitorar el que succeeix a la xarxa. Disposen d'estadístiques completes dels usuaris que s'hi associen, amb informació d'edat, sexe, llengua, país, etc.

Gestió de comptes

  • Les pàgines de Facebook dels diferents ens de la UIB són corporatives i les autoritza la Direcció de l'Estratègia de Comunicació i Promoció Institucional.
  • Per sol·licitar el número de registre d'alta, els responsables de la pàgina i/o comptes heu d’entrar a UIBdigital i des de l'apartat «Sol·licituds» fer la petició.
  • Les pàgines de Facebook s'obren directament sense vincular-les a cap perfil personal. Si no es fes així, quan es publicassin nous continguts, apareixeria el nom del perfil d'usuari associat a la pàgina, en comptes del nom de la pàgina.

Continguts

Es recomana no publicar gaires entrades diàries a Facebook. Una mitjana entre 2 i 3 seria el nombre habitual, però dependrà del tipus d'activitat del compte.
Publicarem a Facebook informacions procedents de fonts pròpies:

  • Nous apunts al bloc corporatiu.
  • Retransmissions en directe d’actes: enllaços a pàgines per seguir actes concrets reproduïts en temps real.
  • Publicació de nous vídeos, fotos, presentacions, etc., als repositoris d’Internet.
  • Novetats del web, noves seccions, publicacions.

Cal evitar la publicació automàtica de tuits a Facebook, ja que la redacció de les dues eines és diferent.
D’altra banda, la pàgina de Facebook permet afegir pestanyes per poder accedir a la resta de repositoris del departament o servei (Youtube, Flickr, Twitter, etc.) i ginys laterals.

Gestió de comentaris

L’administrador gestiona qui pot escriure al mur de la pàgina, si només ell, només els admiradors o tothom. Es recomana que sigui només l’administrador qui pugui escriure al mur. Per això, a l'apartat de Configuració, que es troba just a sota de la caixa d'escriptura del mur, caldrà desmarcar l'opció «Els admiradors poden escriure o publicar contingut al mur» i seleccionar que la vista per defecte del mur sigui «Només escrits per pàgina». A més, de les opcions del capdamunt del mur, escollirem la nostra pàgina, de manera que només es puguin veure els missatges escrits pels administradors de la pàgina.

Això no impedeix que els admiradors puguin fer comentaris a les entrades publicades, ja que el contingut és obert. Per tant, caldrà parar atenció als possibles comentaris quan es publica una nova informació, perquè Facebook no envia alertes via correu electrònic del que es comenta a la pàgina (sí que hi ha la possibilitat de subscriure's mitjançant RSS a les actualitzacions d'estat). En cas que, per determinades circumstàncies, es vulgui restringir l'opció de comentar les entrades del mur, caldrà anar a Configuració i desactivar l'apartat «Els comentaris sobre notícies s'ampliaran per defecte». Amb tot, es recomana no fer-ho.

Els comentaris s'han de respondre com més aviat millor dins el mateix espai on ha tingut lloc la pregunta o consulta. S’ha de donar les gràcies a l’usuari per la seva participació i cal afegir els continguts necessaris per complementar-ho. Si el comentari és inapropiat o impertinent, caldrà buscar la manera adient de respondre l’usuari educadament, enllaçant informació o readreçant-lo a altres webs que puguin oferir una resposta, si escau. És important respondre corporativament, és a dir, en nom de la pàgina i no del perfil d’administrador (s’ha de vigilar, perquè és fàcil confondre’s a Facebook). Podríem classificar els comentaris de la manera següent:

  • Formulació de preguntes, dubtes i sol·licituds.
  • Crítiques: en el cas de situacions de crítica oberta positiva.

Al Facebook respondrem sempre públicament a l'apartat de comentaris, que és l'únic espai on els usuaris poden escriure els seus missatges si hem fet cas de les instruccions comentades al principi de l'apartat. Si la crítica és negativa, caldrà estudiar amb profunditat la queixa i donar-hi resposta de forma constructiva.

En tots els casos, la resposta s’ha de coordinar amb la unitat responsable de la informació en qüestió i, si escau, es pot comunicar de manera privada amb un correu electrònic per si l’usuari necessita més informació. Es recomana guardar en un arxiu totes les consultes i queixes, perquè poden servir per a altres ocasions.
 

Creació de xarxa

Una de les característiques principals de les pàgines de Facebook és que no tenen una llista d’amics, com els perfils, sinó d’admiradors, de manera que, en comptes de demanar als usuaris de fer-se’n amics, l’administrador haurà d’idear altres estratègies per aconseguir que el nombre d’adherits a la pàgina augmenti.

Les pàgines poden disposar d'una URL pròpia (ex: www.facebook.com/uib) a partir dels 25 membres. Per tal d'arribar a aquesta xifra en poc temps es recomana dur a terme algunes accions:

  • Enviar un correu electrònic a llistes de contactes.
  • Comunicar mitjançant una nota de premsa la creació d’una pàgina.

Aspectes de presentació

Estructura de la pàgina

La UIB estableix una estructura de pàgina institucional.

Les aplicacions visibles obligatòriament en primer pla són:

  • Benvinguda: totes les pàgines de la UIB han de tenir obligatòriament un espai de benvinguda, amb una imatge de perfil que representi l’ens propietari de la pàgina, i un text on expliqui la raó de ser.
  • Fotos: cal verificar que les fotos publicades no tenen cap dret d’autor i tenen en compte els drets d’imatge de les persones que hi apareixen.

Aplicacions secundàries, els usuaris hi accedeixen quan despleguen la llista:

  • Més informació
  • Normes d’ús: els usuaris trobaran tota la informació perquè actuïn d’acord amb unes directrius de comportament, unificades i conegudes.
  • Esdeveniments
  • Les opcionals que siguin oportunes.

Tots els que tinguin logotip propi han d’adequar-se a la imatge institucional. Per fer-ho han d’incorporar el seu logotip com a foto de perfil.

Per a la foto de portada, s’ha d’escollir una imatge del «catàleg d’imatges de la UIB» (en preparació), que tingui a veure amb la temàtica que correspon.

A la imatge de portada hi anirà incorporat el logo de la UIB.

Imatges

  • Les imatges d'impacte que es mostraran han de seguir les pautes d'imatges institucional (catàlec d'imatges en preparació).
  • Per als bàners es recomana una amplada de 182 px i una alçada de 90 px.
  • Els bàners es mostraran segons el nivell jeràrquic de la pàgina.

Incloure el mur del facebook a una pàgina

Existeix la possibilitat d'incloure un mur del Facebook a una pàgina web. Per fer-ho, podeu consultar al manual d'usuari del Gestor de Continguts.

Usos lingüístics i privacitat

La llengua d’ús per a la publicació d’entrades a Facebook és majoritàriament el català, la llengua pròpia de la UIB. També se'n poden publicar en castellà i en anglès, segons el tipus de contingut de què es tracti.

Les opcions de privacitat de les pàgines de Facebook de la UIB són les que hi ha per defecte en el sistema.

Bibliografia

Documents oberts.

  • Facebook (2012). Política de usos de datos.
  • Generalitat de Catalunya (2010). Guia d'usos i estil a les xarxes socials de la Generalitat de Catalunya.
  • Universitat de Barcelona (2012). Llibre blanc de les xarxes socials de la Universitat de Barcelona.
  • Universitat de les Illes Balears (2011). Manual d'estil. Per als correctors dels Servei Lingüístic.

Pàgines registrades a la xarxa social Facebook

Comptes registrats a la xarxa social Twiter

 

Altres xarxes socials registrades

Per a més informació

Àrea de Promoció
Direcció de l'Estratègia de Comunicació i Promoció Institucional
Edifici Son Lledó. Campus universitari
Tel.: 971 17 24 36
promocio@uib.cat